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Die Be- und Verarbeitung großer Datenmengen ist für viele Unternehmen ohne PC überhaupt nicht mehr vorstellbar oder praktikabel. Vielmehr ist es üblich, die erforderlichen Daten mittels Computer anzufordern, so dass ein ungehinderter Zugriff auf das einen hohen unternehmerischen Wert darstellende Datenmaterial unerlässlich ist. Auf den Servern vorhandene Dokumente und Daten werden durch Backups, wie die Sicherheitskopien ebenfalls genannt werden, gesichert. Inzwischen sind allerdings häufig schon Raid-Systeme in den neueren Serversystemen im Einsatz, die durch Spiegeln aller Festplatten und somit Kopieren auf andere Festplatten die erforderliche Datensicherung gleich mehrfach durchführen. Doch nicht nur Nachlässigkeit der Mitarbeiter, sondern sogar Vorsatz kann dennoch einen Datenverlust herbeiführen.
Zum Schutz des Datenvolumens gegen unberechtigte Zugriffe oder gar Zerstörung kommen Firewalls und Antivirenprogramme zur Anwendung, denn Hacker und Programmierer von Computerviren, Würmern und Trojanern haben es gerade auf das firmeneigene Netzwerk abgesehen. Aktuelle Sicherheitssoftware ist also unverzichtbar. Hingegen ist ein Schutz der Hardware vor Brand- und Wasserschäden kaum möglich, und auch der gefürchtete Festplattencrash kommt relativ häufig vor.
Werden eigene Versuche zur Datenwiederherstellung unternommen, hat dies meist einen endgültigen Datenverlust zur Folge. Für die Rettung wirklich wichtiger Daten beauftragt man daher besser einen Profi für Datenrettung. Die hierauf spezialisierten Unternehmen öffnen die höchst staubempfindlichen Magnetscheiben der Festplatte in einem Labor mit Reinraumbedingungen, um die Datenrekonstruktion nicht zu gefährden. Modernste Systeme lesen die Daten auch noch aus einem sogar beschädigten Datenträger aus und übertragen sie auf ein anderes Laufwerk. Dabei wird die auch im Betrieb genutzte Hardware verwendet, ggf. sogar beschafft. Die Magnetscheiben werden, um die Daten auf einem anderen Datenträger sichern und von dort aus wieder herstellen zu können, in eine neue Festplattenmechanik eingesetzt.
Da Arbeits- und Kostenaufwand zur Datenrettung recht umfangreich sind, sind die Kosten für eine professionelle Datenrettung relativ hoch. Vor der Beauftragung eines Datenrettungsunternehmens sollte man deshalb einen Kostenvoranschlag einholen, um Kosten und Nutzen der Datenrekonstruktion gegeneinander abwägen zu können. Dabei wird berücksichtigt, welche Hardware zum Einsatz kommt und ob sie ggf. beschädigt ist. Die Datenmenge ist natürlich ebenso ein Kriterium wie die Verwendung eines Raid-Systems mit mehreren Festplatten.
Die im Branchenbuch oder Internet aufgeführten Anbieter zur Datenrettung sind meist Partneragenturen der eigentlichen Datenretter. Sie leiten die Hardware an die Spezialisten weiter und berechnen an den Auftraggeber.
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